Ordnungsgemäße Kassenführung: EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch

In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr wurde bisher der Gesamtumsatz inklusive der bargeldlosen Zahlungen (EC-Karten-Zahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und im Anschluss daran die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Dieser jahrzehntelangen Handhabe in der Praxis erteilte die Finanzverwaltung im Sommer 2017 eine klare Absage. Seitdem herrschte in der Praxis große Unsicherheit bei der Verbuchung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch. Mit einem Schreiben aus Juni 2018 hat die Finanzverwaltung nun eine praxistaugliche Lösung veröffentlicht.

Für das Bundesfinanzministerium (BMF) stellt die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch sowohl in der Vergangenheit als auch für die Zukunft grundsätzlich einen formellen Mangel dar. Im Kassenbuch seien nämlich lediglich Bargeldbewegungen zu erfassen. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse. Dementsprechend muss ein Kassenbuch so beschaffen sein, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand abgeglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit).

Werden aber die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze besonders kenntlich gemacht oder wieder aus dem Kassenbuch ausgetragen, so ist auch nach aktueller Meinung des BMF weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gewährleistet. Gleichwohl stellt die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel dar, der aber regelmäßig außer Betracht bleiben soll. Voraussetzung hierfür ist nach Meinung des BMF, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit besteht.

Mit dieser Äußerung des BMF wird eine für die Steuerpflichtigen vernünftige Regelung – wie sie schon bisher in der Praxis gehandhabt wurde – geschaffen.