Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aus dem Jahr 2016 wurde eine neue Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme (Kassen) durch den Gesetzgeber geschaffen. In diesem Zusammenhang wird u. a. auch der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung in elektronischen Aufzeichnungssystemen zum 01. Januar 2020 gesetzlich verpflichtend. Die Sicherheitseinrichtung muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.
Von diesen Regelungen ist jeder Unternehmer beziehungsweise Betrieb betroffen, der zur Erfassung von Umsätzen elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassen) einsetzt. Die für die Praxis wichtigsten Neuerungen zum Jahreswechsel 2019/2020 und die Übergangsregelung der Finanzverwaltung sollen nachfolgend dargestellt werden:
Betroffene Aufzeichnungssysteme
Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Nicht dazu gehören: Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Nicht betroffen sind sogenannte offene Ladenkassen. Diese können auch über den Jahreswechsel 2019/2020 hinaus weiterhin in der Praxis eingesetzt werden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass zwingende Voraussetzung die Erstellung täglicher Kassenberichte für sämtliche eingesetzte offene Ladenkassen ist. Ein Zählprotokoll ist nicht zwingend anzufertigen, aber empfehlenswert.
Zeitlicher Anwendungsbereich
Grundsätzlich sind ab dem 01. Januar 2020 – auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr – sämtliche elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. In der Praxis sollte diesbezüglich der Kassenaufsteller/Kassenhersteller angesprochen werden, wie eine Umsetzung vollzogen werden kann oder ob möglicherweise eine Neuanschaffung eines Kassensystems notwendig wird. Mit einem aktuellen Schreiben aus November 2019 gewährt die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung zur Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung in das jeweilige Kassensystem bis zum 30. September 2020.
Übergangsregelung für bestimmte Registrierkassen
Wenn nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschaffte Registrierkassen die Anforderungen der sogenannten Kassenrichtlinie II erfüllen und bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden können, dürfen diese längstens bis zum 31. Dezember 2022 weiterhin verwendet werden. Nach der sogenannten Kassenrichtlinie II aus November 2010 müssen auch bereits ältere Registrierkassen sämtliche Geschäftsvorfälle während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzeichnen.
Ein Nachweis des Vorliegens der Voraussetzungen für die Anwendung der Übergangsregelung ist für jede eingesetzte Registrierkasse vorzuhalten. In der Praxis sollte unbedingt eine schriftliche Bestätigung des Kassenaufstellers/Kassenherstellers eingeholt werden, wenn eine (ältere) Registrierkasse – die die Anforderungen der sogenannten Kassenrichtlinie II erfüllt – technisch nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden kann. Nur so ist gewährleistet, dass es im Rahmen von Betriebsprüfungen keine Diskussionen mit der Finanzverwaltung gibt.
Die genannte Übergangsregelung wird ausdrücklich nicht für PC-Kassensysteme bzw. computergestützte Kassensysteme gewährt. Diese müssen zwingend bis zum 30.09.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein.
Anforderung an den Beleg
Neben dem Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung fordert der Gesetzgeber zudem bestimmte Mindestangaben auf einem mittels zertifizierten elektronischen Aufzeichnungssystems erstellten Beleg. Nach der sogenannten Kassensicherungsverordnung muss der Beleg mindestens folgende Angaben enthalten:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Das Datum der Belegausstellung den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung.
- Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
- Die Transaktionsnummer.
- Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
- Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
- Betrag je Zahlungsart.
- Signaturzähler.
- Prüfwert.
Hinweis:
Bei Einrichtung eines elektronischen Aufzeichnungssystems sollte die Vollständigkeit der Belegangaben sichergestellt werden.
Belegausgabepflicht – keine Übergangsregelung
Ab dem 01. Januar 2020 gilt darüber hinaus für sämtliche Geschäftsvorfälle, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, eine Belegausgabepflicht. Für offene Ladenkassen gilt die Belegausgabepflicht nicht.
Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Beleges bedarf der formlosen Zustimmung des Kunden. Bei der elektronischen Bereitstellung reicht allerdings eine Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm (Terminal beziehungsweise Kassendisplay) nicht aus. Dem Kunden muss die tatsächliche Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs - beispielsweise per E-Mail - eingeräumt werden. Dieses wird in der Praxis nur in wenigen Ausnahmefällen möglich sein.
Die Ausgabe des Belegs - unabhängig davon, ob der Beleg in Papierform oder elektronisch bereitgestellt wird - muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit einem Kassiervorgang erfolgen. Bei der Zurverfügungstellung eines Papierbelegs reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden sowie eine Pflicht zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht auch keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers beziehungsweise Unternehmers für nicht entgegengenommene Papierbelege. Diese können unmittelbar nach Ablehnung der Entgegennahme durch den Kunden vernichtet werden.
Registrierung des Kassensystems
Alle Nutzer eines elektronischen Aufzeichnungssystems müssen dem örtlich zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems bestimmte Angaben nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck mitteilen.
Neben dem Namen beziehungsweise der Firmierung sowie der jeweiligen Steuernummer sind unter anderem die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen.
Derzeit arbeitet die Finanzverwaltung an der Umsetzung dieser Mitteilungsverpflichtung. Es wird ein elektronisches Meldeverfahren angestrebt. Wenn die elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen wurde, wird die Finanzverwaltung den erstmaligen Registrierungszeitpunkt bekanntgeben.
Fazit:
Alle Nutzer von elektronischen Kassensystemen müssen sich mit ihrem Kassenaufsteller/ Kassenhersteller auseinandersetzen, um die gesetzlichen Anforderungen der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und die damit verbundenen Anforderungen an den Beleg zu erfüllen. Auch die Registrierung der elektronischen Kassensysteme muss zukünftig erfolgen.